Logga in
Hitta ditt jobb

En bra mötes- och resepolicy ger många vinster

resepolicy

Eva-Lena Eriksson är tidigare projektledare för projektet Hållbart resande i ett Växande Värmland. Här bidrar hon med sina kunskaper kring hållbara pendlings- och tjänsteresor. I en bloggserie delar hon insikter kring hur arbetsgivaren kan bli mer hållbar genom att aktivt arbeta med hur medarbetarna reser till och från jobbet samt i tjänsten.

I detta blogginlägg tipsar jag om framtagandet av en resepolicy som ökar användningen av digitala möten samt ökar andelen hållbara tjänsteresor. Många har mer eller mindre frivilligt introducerats till resfria möten senaste månaderna. Här följer förslag på metodik kring hur en arbetsplats kan arbeta med att minska resandet. Detta inkluderar även tips för att ta organisationen till nästa nivå av digitala möten.

Klicka här för att komma till föregående inlägg som handlar om den bästa metoden att främja hållbart resande.

Ett bra första steg för ett ökat hållbart resande är att anpassa mötes- och resepolicyn efter de mål som finns på arbetsplatsen. Det kan exempelvis vara mål om minskad klimatpåverkan, minskad sjukfrånvaro eller ökad jämställdhet. Policyn hanterar möten och resor samt emellanåt inköp av fordon. Genom att inkludera möten i policyn ger det möjligheten att styra mot ett minskat resande och mer flexibla sammankomster genom digitala lösningar. Policyn skapar tydlighet för medarbetarna gällande hur de ska resa. Den är även ett stöd för att göra det enkelt att göra rätt. Syftet är att minska resandet, samt att de resor som genomförs ska vara klimat- och energieffektiva, trafiksäkra och kostnadseffektiva. En väl genomarbetad policy ger flera vinster och bidrar till nya vanor, tankesätt och upplevelser. Som vinster nämner många tids- och kostnadsbesparingar, bättre arbetsmiljö och positiva hälsoeffekter. 

Verktyg för ökad jämställdhet

Mötes- och resepolicyn kan användas som ett verktyg för att öka jämställdheten på arbetsplatsen. Genom att öka andelen resfria möten ökar flexibiliteten för arbetsdagen, vilket gör det enklare att kombinera arbets- och privatliv. Detta underlättar främst för kvinnor att tacka ja till en tjänst då det är vanligare att kvinnor ansvarar för hämtning och lämning av barn samt utför en större andel av det obetalda arbetet i hemmet. I resepolicyn går det även att inkludera ett ökat hållbart resande till och från arbetsplatsen. Att exempelvis uppmuntra till kollektivt resande vid längre pendling samt göra det möjligt att arbeta under resan leder till att organisationens område för rekrytering ökar. Med tillgång till en större arbetsmarknadsregion finns möjlighet till en mer jämställd rekrytering utifrån kompetens snarare än geografi.

Innehåll i policyn

En organisations policy för tjänsteresor ska innehålla prioriterade resesätt och godkända bokningskanaler. Policyn kan även innehålla riktlinjer för inköp och användning av fordon. Om tjänsteresan kräver bil ska arbetsgivaren tillhandahålla denna. Om arbetstagaren använder sin privata bil i tjänsten går det inte att kontrollera miljöpåverkan och trafiksäkerhet. Samt att privat bil måste nyttjas vid pendling. Alla som reser i tjänsten behöver få veta varför de ska ändra sina resvanor, hur det ska gå till och vad de själva kan vinna på det. Chefer, informationsansvariga, hälsoinspiratörer och andra entusiaster kan hjälpa till att förmedla olika budskap. Det är även viktigt att sätta upp mål, mäta och utvärdera för att skapa förståelse och acceptans.

Verktyg och aktiviteter

Det är viktigt att planera aktiviteter och åtgärder som ökar incitament till att följa policyn. Exempelvis kan en grupp eller avdelning gemensamt välja ut en typ av möte eller en resesträcka som är enkel att byta till resfria möten. Låt gruppen resonera kring olika typer av tjänsteresor och vad som krävs för att göra dem mer hållbara. För kortare resor kan organisationen slopa milersättning samt möjligheten att boka tjänstebil. Det är viktigt att jämställa alla trafikslag, speciellt i bokningsförfarandet. Det ska vara lika enkelt att boka en bil som en cykel, eller att genomföra ett resfritt möte. Som mötesorganisatör är det viktigt att lägga start- och sluttid samt plats för fysiska möten så att så många som möjligt kan ta sig dit med kollektiva färdmedel.

Goda exempel

Trafikverket har en bra handledning med syfte att vara inspiration och stöd för att se över och effektivisera möten och resor i en organisation – Mötes- och resepolicy. Inspiration, fakta och exempel.

För att öka andelen digitala möten finns det massor med hjälp och inspiration att hämta från två nationella projekt – REMM – Resfria/digitala möten i myndigheter och REDI – Resfria digitala möten i offentlig sektor

2030-sekretariatet skriver på temat hur vi kan behålla de goda vanorna från den påtvingade digitaliseringen.

Läs vidare om Evas inspiration från studiebesök i Belgien.

2 Comments

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *